■概要
Codaで管理している情報が増えるたびに、手作業でBoxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、CodaとBoxをスムーズに連携させ、特定の条件を満たす行がCodaに追加された際に、Boxへ自動でフォルダを作成することが可能です。定型業務の自動化によって、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- CodaのテーブルとBoxのフォルダを手作業で紐づけて管理している方
- Codaへのデータ追加に伴うBoxでのフォルダ作成を自動化し、業務を効率化したい方
- プロジェクトや顧客情報に基づいたファイル管理の標準化を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaに特定の行が追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのフォルダ作成に伴う、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、どのような条件の行がCodaで作成された場合にBoxへフォルダを作成するかを任意で設定してください。
- Boxでフォルダを作成するアクションで、作成するフォルダの名称と保存先の親フォルダを任意で設定してください。Codaから取得した情報をフォルダ名に含めることも可能です。
■注意事項
- CodaとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Codaから情報を取得する方法はこちらをご覧ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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