Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する

■概要

Boxに保存した請求書や申込書などのファイル情報を、手作業でCodaのテーブルに転記していませんか。この作業は時間がかかるうえ、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxとCodaを連携させ、ファイルが格納されたら自動でOCRが内容を読み取り、Codaに行を追加することが可能です。codaとbox間の面倒なデータ入力を自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで管理しているファイル情報をCodaへ手作業で転記している方
• codaとboxをAPI連携し、ファイル管理とデータ管理をより効率化したい方
• OCR機能を活用して、PDFなどの書類からテキストを抽出し業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイル格納を起点にOCRでの読み取り、Codaへの行追加までが自動化され、手作業による転記業務の時間を削減できます
• 手動でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとCodaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、自動化の起点としたいフォルダを指定します
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のテーブルに追加します

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のOCR設定では、ファイル内のどの情報を抽出するかを任意で設定してください。例えば、書類内の「日付」や「金額」など、特定の項目を指定できます
• Codaへの行追加のオペレーションでは、OCRで抽出したどの情報を、テーブルのどの列に追加するかを任意で設定してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項‍

• BoxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。