Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する

‍■概要

Boxに保存した請求書や契約書などのファイル情報を、一件ずつCodaのテーブルに手入力していませんか。このような反復作業は手間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxとCodaを連携させ、特定条件のファイルがBoxに格納された際に、OCR機能がファイル内容を自動で読み取り、Codaのテーブルへ行として追加します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務効率の改善に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに格納される請求書や申込書の内容をCodaで管理している経理や営業事務の方
• BoxとCodaを用いて情報管理をしており、手作業でのデータ転記を効率化したい方
• PDFや画像ファイル内のテキスト情報を、Codaへ正確かつ自動で入力したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイル格納をきっかけにCodaへのデータ追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた転記業務の時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペースト時の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとCodaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、条件に合致したファイルをダウンロードします。
5. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」を設定し、抽出したテキスト情報を指定のテーブルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、処理対象としたいファイルの条件（ファイル名に特定のキーワードを含む、特定のファイル形式など）を任意で指定してください。
• Codaに行を追加する設定では、OCRで読み取ったテキスト情報のうち、どのデータをCodaテーブルのどの列に追加するかを任意でマッピングしてください。

■注意事項‍

• BoxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。