Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで読み取りSuperhuman Docsに行を追加する
Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで読み取りSuperhuman Docsに行を追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Box
と
Superhuman Docs
を自動連携できます。
■概要
Boxに保存した請求書や契約書などのファイル情報を、一件ずつSuperhuman Docsのテーブルに手入力していませんか。このような反復作業は手間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxとSuperhuman Docsを連携させ、特定条件のファイルがBoxに格納された際に、OCR機能がファイル内容を自動で読み取り、Superhuman Docsのテーブルへ行として追加します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務効率の改善に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに格納される請求書や申込書の内容をSuperhuman Docsで管理している経理や営業事務の方
- BoxとSuperhuman Docsを用いて情報管理をしており、手作業でのデータ転記を効率化したい方
- PDFや画像ファイル内のテキスト情報を、Superhuman Docsへ正確かつ自動で入力したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納をきっかけにSuperhuman Docsへのデータ追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた転記業務の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペースト時の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、BoxとSuperhuman DocsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、条件に合致したファイルをダウンロードします。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでSuperhuman Docsの「テーブルに行を追加」を設定し、抽出したテキスト情報を指定のテーブルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、処理対象としたいファイルの条件（ファイル名に特定のキーワードを含む、特定のファイル形式など）を任意で指定してください。
- Superhuman Docsに行を追加する設定では、OCRで読み取ったテキスト情報のうち、どのデータをSuperhuman Docsのテーブルのどの列に追加するかを任意でマッピングしてください。
■注意事項
- BoxとSuperhuman DocsのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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