Microsoft SharePointにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Airtableに追加する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた帳票類や書類の内容を、一件ずつ確認してAirtableに手入力していませんか？この定型的な作業は時間がかかる上、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとAirtableを連携させ、アップロードされたファイルをOCRで自動で読み取り、データベースにデータを追加するため、こうしたファイル管理やデータ入力の課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとAirtableを利用し、手作業でのデータ連携に非効率を感じている方
• AirtableとMicrosoft SharePointを連携させ、書類のデータ化や転記作業を自動化したいと考えている方
• ファイル管理やデータ入力におけるヒューマンエラーを防止し、業務品質を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイルアップロードを起点に、Airtableへのレコード追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとAirtableをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションで、分岐機能を設定し、新規ファイルの場合のみ処理を実行する条件を指定します
4. 次に、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
5. 次に、OCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルからテキストデータを抽出します
6. 最後に、Airtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを任意のレコードに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、アップロードを検知する対象のフォルダを任意で設定できます。
• OCR機能のアクション設定では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を自由にカスタムすることが可能です。
• Airtableにレコードを作成する際、追加先のテーブルは任意で設定でき、各フィールドには固定値や前段のオペレーションで取得した値を埋め込むなど柔軟なカスタムが可能です。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。