Microsoft SharePointで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しAirtableに追加する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードした請求書や名刺などの画像ファイルの内容を、手作業でAirtableに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに画像ファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出しAirtableへレコードを追加するため、データ入力業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとAirtableで請求書や書類の管理を行っている方
• 手作業でのデータ転記に時間を要しており、業務の効率化を検討している方
• OCR機能を活用して、紙媒体の書類をデータ化する業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• SharePointへのファイルアップロードを起点に、データ入力まで自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとAirtableをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. その後、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ファイルが「作成」された場合のみ後続のアクションに進むよう条件を指定します。
4. 続けて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象ファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を設定し、抽出したテキスト情報を任意のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取りたい画像ファイルの中から、どの項目のテキストを抽出するかを任意で設定してください。例えば、請求書であれば発行日や金額、取引先名などを指定できます。
• Airtableにレコードを作成する設定では、OCR機能で抽出したテキスト情報を、Airtableのどのフィールドに登録するかを任意にマッピングしてください。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924