■概要
日々受信する大量のメールの中から、重要な情報を手作業で抽出し、Boxに整理する作業に時間を費やしていませんか？また、GeminiのようなAIを活用したくても、具体的な業務への組み込み方が分からないという課題もあるかもしれません。
このワークフローは、Gmailで受信したメールの内容をGeminiが自動で解析し、指定のBoxフォルダに保存する処理を自動化するため、情報収集と整理のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するメールから、情報を手作業でBoxに転記・整理している方
- GeminiとBoxを連携させ、AIによる情報解析とファイル管理の自動化を実現したい方
- 定型的なメール対応や情報整理の業務を自動化し、より戦略的な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をトリガーにGeminiが情報を解析しBoxに自動保存するため、手作業での情報収集や整理にかかる時間を短縮します
- 手作業による情報の見落としや転記ミスを防ぎ、重要な情報を正確かつ確実にBoxへ蓄積することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Gemini、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、受信したメールの本文などをインプットとして解析・要約させます
- その後、オペレーションで書類発行機能を選択し、「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションでGeminiの解析結果を所定のフォーマットに出力します
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成された書類を指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください
- Geminiのアクションでは、メールの内容をどのように解析・要約するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズでき、メールの件名や本文などを変数として利用可能です
- 書類発行機能では、アウトプット用のGoogle スプレッドシートのテンプレートを任意で設定でき、Geminiの生成結果などを指定のセルに出力できます
- Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダを指定したり、ファイル名にメールの件名や受信日時などを含めたりと、動的な設定が可能です
■注意事項
- Gmail、Gemini、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
