Outlookでメールを受信したら、Geminiで解析しBoxに保存する

■概要

日々の業務で受信する大量のメール、その内容を確認して要約し、指定のフォルダに保存する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや保存漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Outlookで受信したメールをきっかけに、自動でGeminiが内容を解析し、その結果をBoxへ保存する一連の流れを自動化するため、手作業による情報管理の非効率を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでのメール対応とBoxへの情報格納に多くの時間を費やしている方
• GeminiとBoxの連携を通じて、AIによる情報整理の自動化を実現したい方
• 日々の定型業務を効率化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信から情報解析、Boxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、Gemini、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションで受信したメール本文の要約や解析を指示します。
4. 次に、書類発行機能の「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションを設定し、Geminiの生成結果を反映した書類を作成します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した書類を指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールフォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードを任意に指定できます。
• Geminiに指示を出すプロンプトは自由にカスタマイズ可能であり、メールの件名や本文といった前段の情報を変数として組み込めます。
• 書類発行機能では、任意のGoogle スプレッドシートを雛形として設定でき、Geminiの生成結果などの変数を任意の位置に埋め込めます。
• Boxへのアップロード時には、保存先のフォルダやファイル名を、固定のテキストや前段で取得した情報を変数として柔軟に設定することが可能です。

■注意事項

• Outlook、Gemini、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。