Boxにファイルがアップロードされたら、Geminiで解析し結果を保存する

■概要

Boxにアップロードされた契約書や報告書の内容を都度確認し、手作業で要約するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、Geminiが自動でファイル内容を解析し、指定のフォーマットで結果を保存する一連の流れを自動化します。GeminiとBoxを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報収集や分析業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存された大量のドキュメントの管理や内容把握に課題を感じている方
• GeminiとBoxをAPI連携させ、ファイル解析や要約作成を自動化したいと考えている方
• 手作業による情報の転記ミスや確認漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、Geminiによる内容解析から結果の保存までが自動で実行されるため、手作業での確認業務にかかる時間を短縮できます
• 手動でのデータ転記や要約作業がなくなることで、入力ミスや解釈の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の信頼性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Box、Google スプレッドシート、GeminiをYoomと連携します
2. トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定します
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. ダウンロードしたファイルをGeminiにアップロードし、「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションで、ファイル内容の解析や要約を実行させます
5. データ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションで、Boxにアップロードされたファイル名から必要な情報のみを抽出します
6. 書類発行機能の「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションで、抽出した情報を指定のGoogle スプレッドシートに書き出します
7. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたGoogle スプレッドシートを指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
• Geminiでコンテンツを生成するアクションでは、要約や情報抽出など、目的に応じた指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます
• 正規表現によるデータ抽出では、Geminiが生成した文章からどの部分を抽出するか、パターンを任意に設定することが可能です
• 書類発行機能では、アウトプットとして利用したいGoogle スプレッドシートのテンプレートや、情報を書き込むセルを任意で指定できます
• 最後のBoxへのファイルアップロードでは、生成されたファイルの保存先フォルダやファイル名を、固定値や前のステップで取得した情報を変数として設定できます

■注意事項

• Box、Gemini、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。