Boxに特定のファイルがアップロードされたら、Geminiで解析し結果を保存する

■概要

Boxにアップロードされた請求書や議事録などのファイルを、都度Geminiに読み込ませて内容を確認・分析する作業は手間がかかるものです。特に、GeminiとBoxを連携させた業務効率化を検討している方にとって、この手作業は大きな課題ではないでしょうか。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でGeminiが内容を解析し、結果をGoogle スプレッドシートにまとめて保存します。定型的なファイル解析業務から解放され、業務の正確性と速度の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで管理している大量のドキュメントを手作業で確認・分析している方
• GeminiとBoxを連携させ、ファイルの内容要約や情報抽出を自動化したい方
• 定型的なファイル解析作業を効率化し、より付加価値の高い業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、Geminiでの解析と結果の保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル操作やデータ転記がなくなることで、ファイルの取り違えや情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Box、Gemini、Google スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定します
3. オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名などの条件に応じて後続の処理を分けます
4. 次に、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションで、アップロードされたファイルを取得します
5. 続けて、Geminiの「ファイルをアップロード」と「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションで、ファイル内容を解析します
6. オペレーションの「正規表現によるデータの抽出」で、Boxのファイル名から必要な情報を抜き出します
7. 書類発行機能でGoogle スプレッドシートを選択し、抽出したデータを指定のシートに書き出します
8. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、解析結果が書き込まれたGoogle スプレッドシートを指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。また、解析結果をアップロードするフォルダも自由に設定可能です
• 分岐機能では、ファイル名や種類といった前段で取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を柔軟にカスタマイズできます
• Geminiに与えるプロンプト（指示文）は自由に編集でき、ファイル名といった動的な情報を組み込んで、より精度の高い解析を指示できます
• Geminiの解析結果から特定の情報を抽出する際、正規表現を用いて抽出したい項目を細かく指定できます
• 書類発行機能では、アウトプット先となるGoogle スプレッドシートのテンプレートや、どのセルにどの情報を書き込むかを任意で設定可能です

■注意事項

• Box、Gemini、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。