Gmailで受信した特定条件の内容をもとに、TickTickにタスクを作成する

■概要

Gmailで受信した重要な依頼やタスク情報を、手作業でタスク管理ツールのTickTickに登録していませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を自動で解析しTickTickにタスクを作成できます。TickTickとGmail間の連携を自動化し、タスク管理の正確性と効率を高めます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受けた依頼をTickTickに手動で登録しており、手間を感じている方
• TickTickとGmailを連携させて、タスクの登録漏れや連絡の遅延を防ぎたいと考えている方
• Gmailで受信したメールの内容をもとに、タスクを自動で整理したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信するだけでTickTickにタスクが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
• 手作業によるタスクの入力漏れや、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の精度向上に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとTickTickをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールの内容などに応じて後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メールの本文からタスク名や期限といった必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでTickTickの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、「お客様からの依頼」や「至急」など、フローボットを起動させたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
• 分岐機能では、メールの差出人や件名に含まれる単語など、特定の条件を任意で設定し、その後の処理をコントロールすることが可能です。

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■注意事項

• Gmail、TickTickのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。