■概要
タスク管理ツールのTickTickでタスクを作成し、その内容をOutlookで共有する際、手作業での入力や転記に手間を感じていませんか。特に、フォームで受け付けた依頼を元にタスクを起票する場合、対応漏れや共有の遅延が発生しがちです。このワークフローは、フォーム送信をトリガーとして、特定の条件に合致した情報のみをTickTickに自動でタスク作成し、Outlookで関係者に通知することで、こうした連携の手間やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- TickTickとOutlookを日常的に使い、タスク登録や通知の連携を手作業で行っている方
- フォームで受け付けた依頼内容を、TickTickへ転記する作業を効率化したいと考えている方
- チーム内の重要な依頼のみを自動でタスク化し、対応漏れや共有ミスを防ぎたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの送信を起点にTickTickへのタスク作成とOutlookでの通知が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 依頼内容の確認漏れやタスクの作成忘れを防ぎ、重要な依頼が担当者へ確実に共有されるため、ヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TickTickとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、フォームの回答内容に基づいてフローの実行条件を指定します。
- 条件に合致した場合、オペレーションでTickTickを選択し、「タスクを作成する」アクションでフォームの内容を元にしたタスクを作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、タスクが作成された旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する質問項目は、タスク作成に必要な情報に応じて任意でカスタマイズが可能です。
- 分岐機能では、フォームの回答内容（例えば「緊急度：高」など）を元に、タスクを作成する条件を自由に設定できます。
- Outlookでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定してください。
■注意事項
- TickTick、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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