Google Driveでファイルがアップロードされたら、OCRしてGoogle スプレッドシートに表を作成する

■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や申込書の内容を、都度開いて確認し、Google スプレッドシートへ手入力していませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、搭載されたOCR機能がファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートに表形式で整理、保存します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存した書類の情報を、Google スプレッドシートへ手作業で転記している方
• OCR技術の活用で、紙やPDF形式の書類からのデータ抽出と整理を自動化したい業務改善担当者の方
• 請求書や申込書などの定型的な書類処理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル保存後、OCRによる読み取りからGoogle スプレッドシートへの転記までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリとしてGoogle DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでファイルから表データを抽出します。
5. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「新しいスプレッドシートを作成する」アクションを設定します。
6. 続けて、「セルに値を入力」アクションで、作成したシートにヘッダー行（項目名など）を入力します。
7. 最後に、繰り返し処理機能とGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを組み合わせ、OCRで抽出したデータを1行ずつシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルに応じて、抽出したい項目（例：日付、金額、品目など）を任意で設定することが可能です。
• Google スプレッドシートへレコードを追加する際、OCR機能で取得したどのデータをどのセルに入力するかを自由にマッピングできます。これにより、既存の管理表のフォーマットに合わせてデータを出力できます。

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。