OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRとAIによる要約を行いZoomにミーティングを作成する

■概要

OneDriveにアップロードされた資料を確認し、内容を把握してからZoomミーティングを設定するといった一連の作業に、手間や時間を取られていませんか。特に、複数のファイルを扱う際には、確認漏れや対応の遅れが課題になることもあります。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによるテキスト抽出、AIによる内容の要約、そしてZoomミーティングの作成までを自動化できます。これまで手作業で行っていたZoomとOneDriveを連携させた定型業務から解放され、スムーズな情報共有と対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとZoomを日常的に利用し、資料共有からミーティング設定までの流れを効率化したい方
• OneDriveに保存された議事録や報告書の内容をスムーズに把握し、次のアクションに繋げたいと考えているチームリーダーの方
• 手作業によるファイル確認や情報入力の手間をなくし、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードをトリガーに、内容の要約からZoomミーティング作成までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• AIが要約した内容を基にミーティングが自動で設定されるため、手動での情報転記に伴う入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとZoomをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの日付に応じて後続の処理を分岐させます
5. 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたPDFや画像ファイルからテキスト情報を抽出します
6. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、OCRで抽出したテキストを基に内容を要約します
7. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、AIが要約した内容などを議題としてミーティングを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、自動化の対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子といった前段で取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます
• OCR機能では、読み取り対象のファイルに合わせて、抽出する項目をカスタマイズすることが可能です
• AIによる要約オペレーションでは、要約の基となる文章にOCRで抽出したテキストなどの変数を設定でき、プロンプトを編集して要約の条件を自由にカスタマイズできます
• Zoomでミーティングを作成する際に、ミーティングのトピックやアジェンダにAIが要約した内容の変数を設定するなど、各項目を任意でカスタマイズしてください

■注意事項

• OneDrive、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です：
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。