Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されたらGeminiで要約し通知する

■概要

Microsoft SharePointに日々蓄積される議事録や報告書の内容を、都度開いて確認するのは手間のかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Microsoft SharePointへのファイル追加をきっかけに、Geminiが自動で内容を要約し、Microsoft Teamsへ通知するものです。GeminiとSharePointを連携させることで、ドキュメントの確認作業を効率化し、チーム内での迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointに保存されたファイルの確認や、チームへの共有に手間を感じている方
• GeminiとSharePointを連携させ、ドキュメントの要約作成といった定型業務を自動化したい方
• Microsoft Teamsを活用しており、よりスムーズで効果的な情報共有の仕組みを構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル追加からGeminiによる要約、通知までを自動化するため、情報確認や共有作業にかかる時間を短縮します
• 手作業による要約内容のばらつきや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に一定の品質で迅速な情報共有が可能です

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePoint、Gemini、Microsoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの種類などに応じて後続の処理を分岐させる条件を定めます
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
5. ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出するため、OCR機能のアクションを設定します
6. 次に、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」アクションを選択し、抽出したテキストを要約するよう指示します
7. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、生成された要約を指定のチャネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象とするサイトIDやフォルダIDを任意で設定できます
• 分岐機能では、ファイル名など前段のステップで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズ可能です
• OCR機能では、ファイル内のどの部分のテキストを抽出するかといった項目を任意で設定できます
• Geminiでテキストを生成するためのプロンプト（指示文）は自由にカスタマイズでき、前段で取得した情報を変数として利用できます
• Microsoft Teamsへの通知先チャネルやメッセージ本文は任意で設定可能であり、本文には固定値や前段で取得した情報を変数として埋め込めます

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Gemini、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。