■概要

フォームから送信される報告書や資料などを、都度手動でファイルサーバーに格納し、内容を確認する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、フォームからのファイル提出をきっかけに、Microsoft SharePointへの自動アップロードと、Geminiによる内容の要約、指定ツールへの通知までを一気通貫で実行します。GeminiとMicrosoft SharePointを連携させ、手作業によるファイル管理の煩雑さや確認漏れといった課題を解消し、業務の迅速化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由で受け取ったファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
• Microsoft SharePointとGeminiを連携させ、ドキュメント管理を効率化したいと考えている方
• ファイルの内容確認とチームへの共有を自動化し、情報伝達の速度を高めたい業務担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると、Microsoft SharePointへの格納から内容の要約、通知までが自動処理され、一連の手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手動でのアップロードや内容の転記が不要になるため、ファイルの格納漏れや共有ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePoint、Gemini、DiscordをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイルが添付できるフォームを作成します。このフォームが送信されるとフローが起動します
3. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームから送信されたファイルを指定の場所にアップロードします
4. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、アップロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 次に、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するよう指示します
6. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、Geminiが生成した要約を指定のチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、ファイル添付項目以外にも、提出者の氏名や部署など、取得したい情報を任意で項目として追加できます
• Microsoft SharePointのアクションでは、ファイルのアップロード先フォルダやファイル名を、フォームの入力内容に応じて動的に設定することが可能です
• OCR機能では、ファイル全体ではなく、特定の範囲を指定してテキストを抽出するなど、読み取り対象を任意でカスタマイズできます
• Geminiに要約を依頼する際の指示（プロンプト）は自由に編集でき、OCRで抽出したテキストを変数として活用することで、より的確な要約を生成できます
• Discordへの通知メッセージは、Geminiの要約結果やMicrosoft SharePointのファイルリンクなどを含めて、内容や通知先チャンネルを任意で設定できます

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。