Googleカレンダーで予定が作成されたら、特定ゲストの場合のみZoho CRMでも予定を作成する

■概要

日々の業務でZoho CRMとGoogleカレンダーを併用していると、カレンダーに入力した予定をCRMにも手作業で登録する手間や、入力漏れが発生しがちではないでしょうか。特に、重要な顧客とのアポイントだけを管理したい場合、全ての予定を同期するのは非効率です。このワークフローは、Googleカレンダーで新しい予定が作成された際に、特定のゲストが含まれている場合のみZoho CRMに自動で予定を登録するものであり、こうした連携の手間やミスを解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMとGoogleカレンダーを併用し、予定を手作業で二重に入力している方
• 顧客とのアポイント情報をZoho CRMに集約し、抜け漏れなく管理したい営業担当者の方
• Zoho CRMとGoogleカレンダーの連携をノーコードで実現し、業務の自動化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定を登録するだけで、条件に合致した場合にZoho CRMへ自動で予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるZoho CRMへの情報転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとZoho CRMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のゲストが含まれている場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 最後に、オペレーションでZoho CRMの「予定の作成」アクションを設定し、Googleカレンダーから取得した情報を元に予定を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、連携の対象としたいカレンダーIDを指定できるほか、特定の種別や特定の検索キーワードを含む予定のみを対象にする、といった詳細な設定が可能です。
• 分岐機能では、特定のゲスト（メールアドレス）が予定に含まれている場合のみ後続のフローを作動させるなど、条件を任意で設定できます。
• Zoho CRMへの予定作成アクションでは、各項目に固定のテキストを入れたり、トリガーで取得したカレンダーの予定情報を変数として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Googleカレンダー、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。