Microsoft Teamsに投稿された内容から、HubSpotにコンタクトを作成してGmailで通知する

■概要

Microsoft Teamsで共有された顧客情報を、手作業でHubSpotに登録し、関係者にメールで通知する業務に手間を感じていませんか。こうした定型作業は、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにHubSpotへのコンタクト作成、そしてGmailでの通知までを自動化できます。HubSpotと連携したメール業務のプロセスを改善し、手作業によるミスを防ぎながら業務を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで共有した情報をHubSpotへ手入力している営業・CS担当者の方
• HubSpotへのコンタクト登録と、その後のGmail通知を自動化したいと考えている方
• 顧客情報の登録作業を効率化し、より重要なコア業務に時間を割きたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿を起点にHubSpotへの登録、Gmailでの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、HubSpotへ登録した後のGmail連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpot、Gmail、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、Microsoft Teamsの投稿から氏名やメールアドレスといった必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を紐付けます。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へコンタクトが作成された旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、監視対象としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定することが可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知を送信したい宛先（To, Cc, Bcc）を自由に設定してください。

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■注意事項

• Microsoft Teams、HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。