Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたら、内容を要約しOutlookに通知する

‍■概要

日々の業務でGoogle Chatを利用していると、重要な情報が他のメッセージに埋もれてしまったり、確認が漏れてしまったりすることはないでしょうか。また、重要なやり取りを都度Outlookに手動で転送する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定メッセージをAIが自動で要約し、Outlookへ通知することが可能です。OutlookとGoogle Chat間の情報連携を自動化し、重要なコミュニケーションの見逃しを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatの特定の投稿を手動で確認し、Outlookに転送している方
• OutlookとGoogle Chatを併用し、重要な情報の見逃しを防ぎたいと考えている方
• 特定のキーワードを含むチャット内容を、関係者に自動で共有したいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatの特定メッセージを自動で検知しOutlookに通知するため、手動での確認や転送作業にかかる時間を短縮できます。
• 重要なメッセージの確認漏れや、転記する際のコピー＆ペーストミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 続いて、オペレーションで「AI機能」の「要約する」アクションを設定し、Google Chatで受信したメッセージ内容を要約します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定の宛先に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、メッセージの受信を検知したいスペースのリソース名を任意で設定してください。
• 分岐機能では、どのようなメッセージを受信した際に後続の処理を実行するのか、メッセージの投稿者や本文の内容などをもとに任意の条件を設定できます。
• AI機能による要約では、要約対象の文章にGoogle Chatのメッセージ本文などを変数として利用でき、要約の形式や文字数といった条件もカスタマイズ可能です。
• Outlookでのメール送信設定では、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由にカスタマイズでき、前段のAIが要約した内容などを変数として本文に含めることが可能です。

■注意事項

• Google Chat、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。