Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、OCRを行いMiroのボードに付箋を作成する

‍■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた画像やPDFの内容を、オンラインホワイトボードのMiroに手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、議事録や参考資料などを一つひとつMiroのボードに付箋として貼り付けていくのは、時間もかかり、転記ミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointとMiroを連携させ、ファイルの作成をきっかけにOCRで内容を読み取り、自動で付箋を作成できるため、こうした情報共有の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとMiroを連携させ、情報共有の効率を上げたいと考えている方
• Microsoft SharePointにある資料をMiroに転記する手作業に課題を感じているチームリーダーの方
• 画像やPDF内のテキストを手作業でMiroに入力しており、自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーにMiroへの付箋作成までが自動化され、手作業での転記にかかっていた時間を削減できます
• 手作業での転記による入力ミスや貼り付け漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を担保した上でMiroでの共有が可能になります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMiroをYoomと連携します
2. トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. オペレーションで再度Microsoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のアクションで、対象のファイル情報を取得します
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で後続の処理を分岐させます
5. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
6. その後、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
7. 最後に、オペレーションでMiroの「ボードに付箋を作成」を設定し、抽出したテキスト内容を任意のボードに投稿します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointの設定では、トリガーの対象となるサイトIDやフォルダIDを任意の値に変更できます
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など前段で取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です
• Microsoft SharePointのファイルダウンロード設定では、固定値や前段で取得したファイルIDなどの変数を活用して対象ファイルを指定できます
• OCR機能では、どのファイルからテキストを抽出するかを任意でカスタマイズできます
• Miroへの付箋作成では、投稿先のボードを指定したり、OCRで読み取ったテキストを変数として付箋の内容に設定したりできます

■注意事項

• Microsoft SharePoint、MiroのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。