Outlookで特定件名のメールを受信したら、翻訳してkintoneに追加する

■概要

海外からの問い合わせなど、Outlookで受信する特定メールの情報を都度翻訳し、kintoneに転記する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや翻訳漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、Outlookとkintone間の情報連携を円滑に自動化し、このような課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した海外からのメールを、翻訳してkintoneで管理している方
• kintoneとOutlook間のデータ手動転記作業をなくし、対応速度を向上させたい方
• 定型的なメール処理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信から翻訳、kintoneへの登録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手動での転記や翻訳作業がなくなるため、入力間違いや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールの件名を指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「翻訳する」を選択し、受信したメール本文を翻訳するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、翻訳されたテキストなどの情報を指定のアプリに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneにレコードを追加する際、Outlookのメール件名や翻訳後のテキストなど、フローの途中で取得した情報をどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
• 特定の担当者名を登録したり、ステータスを固定値で設定するなど、kintoneのフィールドに任意の値を設定することも可能です。

■注意事項

• Outlook、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。