Dropboxでファイルがアップロードされたら、OCRしてGoogle スプレッドシートに表を作成する

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■概要

Dropboxにアップロードされた請求書や領収書の内容を、一つひとつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、定期的に発生する業務であれば、その負担は決して小さくありません。
このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スpreッドシートに表を作成するため、面倒なデータ入力作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

DropboxとGoogle スプレッドシート間で発生する手作業での表作成に課題を感じている方
請求書や各種書類のデータをOCRで読み取り、データ入力業務を効率化したいと考えている方
定期的なデータ転記作業におけるヒューマンエラーをなくし、正確なデータ管理を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

Dropboxへのファイル追加を起点に、Google スプレッドシートの表作成までを自動化し、手作業での転記に費やしていた時間を短縮します
手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
次に、Google スプレッドシートの「新しいスプレッドシートを作成」や「セルに値を入力」アクションで、表の土台やヘッダーを作成します
最後に、「繰り返し処理」とGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを組み合わせ、OCRで抽出したデータを表形式で追記します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

OCR機能の設定では、対象のファイルから抽出したいテキスト情報を任意で指定することが可能です
Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、前段のOCR機能で取得した値を動的な変数として埋め込むなど、出力項目を自由にカスタムできます

■注意事項

Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。