Gmailで特定のキーワードのメールを受信したら、データを抽出しSysteme.ioでContactを作成する

■概要

Gmailに届くお問い合わせや申し込みなどの情報を、都度Systeme.ioに手入力していませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、手作業による転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Systeme.ioへコンタクトを自動で作成できます。Systeme.ioとGmailの連携による定型業務の自動化を実現し、リード管理の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取ったリード情報をSysteme.ioで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
• Systeme.ioとGmailを活用したマーケティング活動の効率化や自動化を検討している方
• メールからのリード登録における入力ミスをなくし、迅速な対応を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からSysteme.ioへのコンタクト作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、名前やメールアドレスなどの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSysteme.ioをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から名前や連絡先などの必要な情報を「テキストを抽出する」アクションで取得します。
4. 最後に、オペレーションでSysteme.ioの「Create Contact」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を連携してコンタクトを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。例えば、件名に含まれる「お問い合わせ」などの文言を指定できます。
• AIによるテキスト抽出のオペレーションでは、メール本文から取得したい項目（氏名、会社名、電話番号など）を任意で設定してください。
• Systeme.ioでコンタクトを作成するアクションでは、前のステップで抽出した各データや固定のテキストなどを活用し、登録する項目を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Systeme.ioのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。