Gmailで添付ファイルを受信したら、OCRを行い結果とファイルをMicrosoft SharePointに格納する

■概要

Gmailに届く請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Microsoft SharePointに手作業で格納する業務に手間を感じていませんか。こうした定型業務は時間がかかるだけでなく、ファイルの格納漏れや確認ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルのOCR処理からMicrosoft SharePointへの格納まで、一連のプロセスを自動化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した請求書や各種書類をMicrosoft SharePointで管理している方
• 添付ファイルのダウンロードや手動でのデータ転記、格納作業を効率化したい方
• GmailとMicrosoft SharePointの連携を自動化し、手作業によるミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます。
• 手作業によるファイルの格納忘れや、OCRで読み取った内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. オペレーションの分岐機能で、取得したメール情報をもとに後続の処理を実行する条件を設定します。
4. 次に、OCR機能でメールに添付されている画像やPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 書類発行機能を使い、OCRで抽出した情報を元にGoogle スプレッドシートで書類を発行します。
6. Microsoft SharePointに、前のステップで発行した書類をアップロードします。
7. 最後に、Microsoft SharePointに元の添付ファイルもアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書」）を任意で設定してください。
• 分岐機能では、メールの送信元アドレスなどの情報をもとに、後続の処理を実行する条件を任意で設定できます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（例：会社名、金額など）を任意で設定することが可能です。
• 書類発行機能では、アウトプット先として使用するGoogle スプレッドシートのテンプレートや、シート内に反映させる情報を任意で設定できます。
• Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を、固定値や前のステップで取得した情報を用いて任意で指定できます。

■注意事項

• Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。