Outlookで受信した複数の添付ファイルをDropboxにアップロードする

■概要

Outlookで受信したメールに添付されたファイルを、一つひとつ手作業でDropboxに保存する作業に時間を取られていませんか？
特に複数のファイルが添付されている場合、ダウンロードしてからアップロードする手間は煩わしく、保存漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、OutlookとDropboxを連携し、メール受信をトリガーに添付ファイルを自動でアップロードする仕組みを構築でき、これらの手作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する添付ファイルを、日常的に手作業でDropboxに保存している方
• DropboxとOutlook間のファイル転送業務を自動化して、作業時間を短縮したい方
• 添付ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信すると添付ファイルがDropboxへ自動保存されるため、手作業でのファイル転送にかかっていた時間を削減できます
• 手作業によるファイルのダウンロード忘れやアップロード漏れを防ぎ、重要なファイルの保存ミスといったヒューマンエラーの発生を抑制します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとDropboxのアカウントをYoomと連携します
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や送信元で起動するよう条件設定も可能です
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を制御します
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、その後の繰り返し機能でファイルごとの処理を行います
5. 繰り返し処理の中で、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
6. 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダパスやファイル名を任意に設定できます
• 保存先のフォルダ名やファイル名には、トリガーで受信したメールの件名や送信者、受信日時といった情報を組み込むことができ、動的なファイル管理が可能です

■注意事項

• OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924