Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRしOutlookに予定を作成する

■概要

Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、手動でOutlookのカレンダーに予定を登録する作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけとして、OCR機能がファイル内のテキストを自動で読み取り、その情報を基にOutlookへ予定を自動で登録できるため、こうした手作業の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとOutlookを連携させ、請求書の支払期日などの管理を効率化したい経理担当者の方
• Dropboxで受け取った申込書の内容から、Outlookで対応予定を手作業で管理している営業担当者の方
• ファイルベースのタスク管理で発生しがちな、手入力によるミスや対応漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• DropboxへのファイルアップロードからOutlookへの予定登録までが自動化されるため、これまで手作業での確認や入力に費やしていた時間を短縮できます。
• ファイルからの転記作業がなくなることで、日付や金額などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像から文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に予定を作成します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでイベントを登録するアクションでは、件名や本文、日時などの設定項目を任意の内容にカスタムできます。
• 例えば、OCR機能で抽出した取引先名や日付、金額といった情報を変数として設定項目に埋め込むことで、ファイルの内容に応じた動的な予定作成が可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• DropboxとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924