■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報や案件情報をもとに、OneDriveに手作業でフォルダを作成する業務は、手間がかかる上に作成漏れなどのミスにも繋がりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに特定の条件を満たす行が追加された際に、自動でOneDriveにフォルダを作成できます。手作業による非効率な業務をなくし、ファイル管理を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとOneDriveを併用し、手作業でファイル管理を行っている方
- Google スプレッドシートへの入力に応じて、都度OneDriveにフォルダを作成している方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると、自動でOneDriveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダ作成時の作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした行が追加された場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、フォルダが作成されたことをシートに記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveでフォルダを作成する際、フォルダ名はGoogle スプレッドシートから取得した案件名や日付などの情報を変数として設定することが可能です。
- Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、フォルダ作成が完了した旨のステータスや、作成したフォルダのURLなどを任意の列に記録するように設定できます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- OneDrive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「分岐する」オペレーションはミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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