boardで新しい顧客が作成されたら、任意の項目をAIで要約しNotionに追加する

■概要

boardで管理している顧客情報を、別途Notionに手作業で転記・要約していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、情報の抜け漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、boardに新しい顧客が作成されると、その情報をAIが自動で要約しNotionへ追加できます。boardとNotionを連携させることで、顧客情報の一元管理を効率化し、手作業による負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• boardとNotionを併用し、顧客情報管理を手作業で行っている方
• 顧客情報をチームで共有するため、Notionへの転記・要約作業を自動化したい方
• boardからNotionへの情報連携を効率化し、入力ミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• boardへの顧客登録をトリガーに、AIによる要約とNotionへの追加が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記や要約が不要になるため、入力ミスや情報の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとNotionをYoomと連携します。
2. トリガーでboardの「新しい顧客が作成または更新されたら」を設定し、フローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションで再度boardを設定し、トリガーをきっかけに作成、または更新された顧客情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得した顧客情報の内容に応じて後続の処理を分岐させます。
5. 次に、オペレーションで「AI機能」を設定し、取得した情報から要約したいテキストを指定して要約を実行します。
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約されたテキストなどをデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• boardとの連携設定では、ご利用の環境に応じたAPIキーを設定してください。
• 分岐機能では、boardから取得した顧客情報の内容を条件として、後続の処理を分岐させることが可能です。
• AI機能による要約では、要約の対象とする文章や、要約の条件（箇条書きにする、100字以内にするなど）を任意に設定できます。
• Notionにレコードを追加する際、どのデータベースに追加するか、また各プロパティにboardやAIから取得したどの情報を割り当てるかを柔軟に設定できます。

■注意事項

• board、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。