Outlookで特定件名のメールを受信したら、ActiveCampaignでコンタクトを作成してリストに追加する

■概要

Outlookで受信したお問い合わせや資料請求のメールを、都度ActiveCampaignへ手作業で登録していませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、ActiveCampaignへのコンタクト作成とリスト追加を自動化できるため、ActiveCampaignとOutlookの連携に関する課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取ったリード情報をActiveCampaignへ手動で登録しているご担当者様
• ActiveCampaignとOutlookの連携を効率化し、顧客へのアプローチを迅速化したい方
• 手作業によるデータ入力のミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信時、ActiveCampaignへの登録が自動的に完了するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます
• 手動での転記作業がなくなることで、メールアドレスの入力間違いやコンタクトの登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとActiveCampaignをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメールからコンタクトの作成に必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでActiveCampaignの「コンタクトを作成」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでActiveCampaignの「コンタクトをリストに登録」アクションを設定し、前のステップで作成したコンタクトを特定のリストへ追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールフォルダのIDや、件名に含まれるキーワードを任意で指定することが可能です
• YoomのAI機能では、受信したメールの本文から名前やメールアドレス、会社名といった任意の情報を自動で抽出できます
• ActiveCampaignの登録項目には、メール本文から抽出した名前やメールアドレスなどの情報を変数として設定し、動的に登録できます。また、登録先のリストも任意で選択可能です

■注意事項

• Outlook、ActiveCampaignのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。