Asanaでタスクが完了したら、添付されている全てのファイルをBoxに格納する

‍■概要

Asanaで管理しているタスクが完了するたびに、添付ファイルを一つひとつ手作業でBoxに移動させるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業によるファイルの移動漏れや格納ミスは、後の業務に影響を及ぼす可能性もあります。

このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが完了すると自動で添付ファイルがBoxに格納されるため、AsanaとBoxを用いたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとBoxを利用してプロジェクト管理やファイル共有を行っている方
• タスク完了後のファイル整理を手作業で行い、非効率だと感じているプロジェクトマネージャーの方
• AsanaからBoxへのファイル連携を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaのタスク完了時に添付ファイルが自動でBoxへ格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルの移動漏れや、誤ったフォルダへの格納といった人的ミスを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでAsanaの「添付されたファイル情報を取得」を設定し、ファイルが複数ある場合に備えて「繰り返し処理する」アクションを組み合わせます
4. 繰り返し処理の中で、Asanaの「ファイルをダウンロード」アクションとBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるAsanaのプロジェクトは、任意のものを指定してください。
• Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や保存先のフォルダを任意に設定できます。固定の値を入力するだけでなく、Asanaのタスク名などの前段で取得した情報を変数としてファイル名に埋め込むといった柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924