Asanaでタスクが完了したら、添付されている全てのファイルをBoxに格納する

■概要

Asanaでタスクが完了した後、添付ファイルを一つひとつダウンロードしてBoxに保存する作業に手間を感じていませんか？特にファイルが複数ある場合、手作業での移動は時間がかかり、保存漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、AsanaとBoxの連携を自動化でき、タスクの完了をトリガーに添付ファイルを指定のフォルダへ自動で格納することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaで完了したタスクの添付ファイルを、手作業でBoxに移動させている方
• AsanaとBoxを連携させ、プロジェクトの成果物を一元的に管理したいと考えている方
• ファイル管理のルールを徹底し、ヒューマンエラーによる保存漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaのタスク完了と同時にファイルがBoxへ自動保存されるため、手作業でのファイル移動にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの保存漏れや保存先の間違いを防ぎ、Boxでのファイル管理を徹底・標準化することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAsanaの「添付されたファイル情報を取得」し、ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう分岐させます。
4. 続けて、Asanaの「ファイルのダウンロードURLを取得」し、「ファイルをダウンロード」するアクションを順に設定します。
5. 最後に、Boxの「特定フォルダ内のコンテンツを検索」でアップロード先フォルダを指定し、「ファイルをアップロード」アクションで格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDを特定の固定値として設定したり、ファイル名に任意のテキストを指定したりすることが可能です。
• また、ファイル名や保存先フォルダを動的に変更したい場合は、Asanaのタスク名など、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。

■注意事項

• Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924