Jotformの回答をChatGPTで要約し、レポートを発行して通知する

■概要

Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答は、一つひとつ内容を確認して要約するのに手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームに回答が送信されると、自動でChatGPTが内容を要約し、レポートなどの関連書類を発行して関係者に通知するまでの一連の流れを自動化できます。これまで手作業で行っていたデータ処理と共有のプロセスを効率化し、スムーズな情報活用を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで収集したアンケートや問い合わせの回答を、手作業で要約・整理している方
• JotformとChatGPTを連携させ、定性的な顧客の声を効率的に分析したいと考えている方
• フォーム回答を起点としたレポート作成や、その後の社内共有のプロセスを自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答の取得からChatGPTによる要約、レポート発行、通知までを自動化し、一連の対応に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による要約内容のばらつきや、レポート作成時の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jotform、Googleドキュメント、ChatGPTをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの回答内容を取得します。
4. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得した回答内容を要約するように指示します。
5. その後、オペレーションで書類発行機能の「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定し、要約結果を盛り込んだレポートを作成します。
6. 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、関係者にレポートが発行された旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で設定してください。
• ChatGPTにテキスト生成を依頼するアクションでは、フォームの回答をどのように要約するか、プロンプトを自由にカスタマイズできます。
• 書類発行のアクションでは、任意の雛形書類を設定し、ChatGPTが生成した要約などを変数として埋め込むことが可能です。また、発行する書類名や保存先のフォルダも自由に設定できます。
• メール通知のアクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文に固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Jotform、Googleドキュメント、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。