Trelloでカードが指定のリストへ移動されたら、必要な情報を抽出してGmailを送信する

■概要

Trelloでのタスク進捗に応じて、関係者へGmailで連絡する作業に手間を感じていませんか？カードを移動させるたびに手動でメールを作成・送信するのは時間がかかり、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Trelloでカードが特定のリストに移動したことをきっかけに、Gmailでの通知を自動化できるため、こうしたTrelloとGmail間での手作業を解消し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Trelloのタスク進捗をトリガーに、Gmailでの通知を手作業で行っている方
• TrelloとGmailを連携し、プロジェクトのコミュニケーションを効率化したい方
• タスク管理とメール連絡の二重作業による抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Trelloでカードが移動すると自動でGmailが送信されるため、これまで手作業でのメール作成・送信に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での連絡作業がなくなることで、宛先の間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有が可能になります

■フローボットの流れ

1. はじめに、TrelloとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カードが指定のリストへ移動されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでTrelloの「カードの情報を取得する」アクションを設定し、移動したカードの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで「AI機能」の「テキストを抽出する」アクションを設定し、取得したカード情報からメール本文に必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した情報を含んだメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Trelloのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいボードやリストを任意で設定してください
• AI機能のテキスト抽出では、Trelloのカード名や説明文から、メールに記載したい特定の項目を自由に抽出できます
• Gmailのメール送信設定では、宛先を社内外の関係者など任意のアドレスに設定可能です。また、件名や本文には固定のテキストに加え、Trelloから取得した情報を動的に埋め込めます

■注意事項

• Trello、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。