Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、記載URLをBitlyで短縮して通知する

■概要

Gmailで受信したメールに記載のURLを、手作業でBitlyに貼り付けて短縮し、関係者に共有する作業は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、自動でメール本文からURLを抽出し、Bitlyで短縮URLを発行して指定の宛先に通知できます。一連の作業を自動化し、業務効率の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとBitlyを連携させ、URLの短縮・共有業務を効率化したいと考えている方
• メール内のURLを手作業で短縮しており、手間や共有ミスに課題を感じているご担当者様
• マーケティング施策などで多くの短縮URLを日常的に生成・管理する必要があるチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信からBitlyでのURL短縮、関係者への通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます。
• URLのコピーミスや短縮のし忘れ、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBitlyをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを抽出する」アクションを設定し、メール本文からURLを抽出します
4. 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、抽出したURLの短縮リンクを生成します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成した短縮URLを指定の宛先に送付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールのラベルを任意で設定してください。
• AI機能のテキスト抽出では、メールの本文からURLなどの任意の項目を抽出するように設定できます。
• Bitlyでリンクを短縮するアクションでは、任意のドメインやグループGUIDを指定することが可能です。
• Gmailでの通知設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定でき、件名や本文には前段のオペレーションで取得した短縮URLなどの情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Gmail、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。