GmailでPDFが送信されたら、OCR機能でテキストを抽出しGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

取引先からGmailで受信するPDF形式の請求書や注文書の内容を、一つひとつ手作業でシステムに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFからOCR機能でテキストを自動で抽出し、Google スプレッドシートへ転記する一連の流れを自動化できます。面倒なデータ入力作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• PDFで受信した請求書の内容などを、日常的に手作業で転記している経理や営業事務の方
• OCRを活用してPDFからのデータ抽出を自動化し、業務プロセス全体を効率化したい方
• 手入力による転記ミスをなくし、データの正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFを開いて内容を確認し転記する一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、トリガーで取得したメールに添付されたPDFファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、OCR機能によって抽出されたテキスト情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、請求書番号や金額、日付など、PDFから読み取りたい項目を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、データを記録したい任意のスプレッドシートIDとシート名を指定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。