■概要
Confluenceで議事録やドキュメントを作成した後、関連ファイルを保管するために手動でOneDriveにフォルダを作成していませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れといったミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Confluenceで特定の条件に合うページが作成された際に、自動でOneDriveに関連フォルダが作成されるため、ドキュメント管理のプロセスを効率化し、整理された状態を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル管理に課題を感じている方
- Confluenceでのページ作成と連携して、OneDriveでのフォルダ作成を自動化したい方
- チーム内のドキュメント管理プロセスを標準化し、生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでのページ作成をトリガーに、OneDriveへ自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな作成漏れや、命名規則の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、管理体制を標準化します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件（例：特定のスペースに作成された、タイトルにキーワードを含むなど）を指定します。
- 最後に、条件を満たした場合のオペレーションとしてOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のスペースにページが作成された場合や、ページタイトルに特定のキーワードが含まれる場合など、フローボットを起動させる条件を任意に設定してください。
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、作成するフォルダの名前や、どの親フォルダの配下に格納するかを自由に設定することが可能です。
■注意事項
- ConfluenceとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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