■概要
Gmailに届く請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する業務に手間を感じていませんか。手作業でのファイル管理は、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むGmailを受信した際に、添付ファイルを自動でDropboxへアップロードできるため、こうしたファイル管理に関する課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、Dropboxで管理している経理担当者の方
- 取引先からGmailで送られてくる資料をDropboxの共有フォルダへ手動で移している営業担当の方
- GmailとDropboxを連携させ、定型的なファイル管理業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに添付ファイルのアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていたDropboxへの保存作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、Dropboxの指定フォルダへのアップロード漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Dropbox、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するため、件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「発注書」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無だけでなく、送信元のメールアドレスなど、トリガーで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を任意で設定可能です。
- Dropboxへのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダやファイル名を任意で設定できます。トリガーで取得した受信日時や件名を変数として利用することも可能です。
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
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