■概要
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度手作業で確認しDropboxへ保存する業務に手間を感じていませんか？このワークフローは、特定のGmailのメール受信をトリガーとして、添付されたPDFなどのファイルをOCRで読み取り、抽出したテキストデータと元のファイルを自動でDropboxにアップロードする業務の自動化を実現します。これにより、面倒なファイル管理業務を効率化し、保存漏れなどのミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った請求書などのファイルを、手作業でDropboxに整理している方
- 添付ファイルの内容確認からデータ入力、ファイル保存までの一連の作業を効率化したい方
- 定型的な書類管理業務を自動化し、手作業によるヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの内容確認や転記に伴う入力間違いや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Dropbox、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに基づいて後続の処理を分岐させます。
- オペレーションで、メールに添付されたファイルをOCR機能で読み取り、テキストデータを抽出します。
- 次に、書類発行機能を用いて、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートのテンプレートに転記し、新しい書類として発行します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した書類と元の添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに含まれるキーワード（件名、送信元など）を任意に設定できます。
- 分岐機能では、前段で取得した情報（例：添付ファイルの有無など）を利用して、後続のオペレーションを分岐させる条件をカスタマイズできます。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（例：請求書番号、金額など）を自由に設定可能です。
- 書類発行機能では、任意のGoogle スプレッドシートを雛形として設定し、どのセルにどの情報を出力するかを指定できます。
- Dropboxへのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報を組み合わせて任意に設定できます。
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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