OneDriveでファイルが作成されたら、OCRで読み取りTrelloにカードを作成する

■概要

OneDriveにアップロードされた請求書や申込書などのファイル情報を、手作業でTrelloのカードに転記する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、OneDriveとTrelloを連携し、特定フォルダへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内容を自動で読み取りTrelloへカードを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとTrelloを活用したタスク管理で、情報転記の手間に課題を感じている方
• OneDriveで管理する書類の内容をもとに、Trelloでタスクを起票している方
• 手作業によるファイルの内容確認や転記作業を自動化し、業務効率を改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイル保存からTrelloへのカード作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記作業が不要になるので、入力間違いやカードの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元にカードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で設定できます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を自由にカスタムすることが可能です。
• Trelloへのカード作成時には、対象のボードやリストを任意で設定でき、カードのタイトルや説明に固定のテキストやOCRで読み取った情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• OneDrive、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象の機能（オペレーション）やアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924