Outlookで特定の件名のメールを受信したら、OpenAIで解析し関係者に通知する

■概要

Outlookに届く大量のメール、特に問い合わせや報告などの重要な内容を一件ずつ確認し、要点をまとめて関係者に共有する作業は、時間も手間もかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した特定のメールをトリガーに、OpenAIが内容を自動で解析・要約し、その結果を関係者にメールで通知するプロセスを自動化できます。OpenAIとOutlookを連携させることで、メール対応業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する問い合わせメールの一次対応に時間を費やしているカスタマーサポート担当の方
• OpenAIを活用し、Outlookで受信した報告メールの要約と共有を自動化したいチームリーダーの方
• 手作業でのメール確認と転送による、情報の伝達漏れや遅延を防ぎたいと考えている業務改善担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するたびに行っていた内容の確認や要約、転送といった手作業が自動化され、本来注力すべき業務に時間を充てることができます
• OpenAIによる自動解析と通知により、手作業での情報伝達時に発生しがちな要約のブレや、共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOpenAIをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、起動条件となるメールの件名などを指定します
3. 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、トリガーで受信したメール本文を解析・要約するようプロンプトを組みます
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OpenAIが生成したテキストを本文に含めて、指定した宛先へ自動で送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定できます
• OpenAIのアクションでは、メールの内容をどのように解析・要約するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズすることができ、トリガーで取得したメールの件名や本文を変数として活用できます
• 通知に利用するOutlookのアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、メール本文を任意の内容に設定可能であり、OpenAIが生成したテキストを変数として本文に組み込めます

■注意事項

• Outlook、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  ‍https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。