Outlookで画像ファイルを受信したら、OCRでテキスト化しGoogle Chatに通知する

■概要

請求書や申込書など、画像ファイルが添付されたメールを受け取るたびに、内容を確認して手入力する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された画像ファイルをOCR機能が自動で読み取りテキスト化します。手作業で行っていたimageからtextへの変換作業をonlineで完結、自動化できるため、面倒なデータ入力業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した画像ファイルの内容を手作業で転記している方
• onlineで利用できるツールを使い、imageからtextへの変換作業を効率化したい方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、添付画像のテキスト化から通知までが自動で実行されるため、手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続のアクションに進むよう条件を指定します。
4. 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、OCR機能でダウンロードした画像ファイルを読み取り、テキストを抽出します
6. 最後に、Google Chatに通知するアクションを設定し、抽出したテキストを指定のスペースに送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取りたいファイル内の特定項目（例えば請求書番号や金額など）を任意で指定して抽出することが可能です
• Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースを任意で設定できます。また、通知する本文には、OCR機能で抽出したテキストを変数として埋め込むなどのカスタマイズが可能です

■注意事項

• Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• 分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。‍
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336