Outlookで画像ファイルを受信したら、OCRでテキスト化しNotionに追加する

■概要

Outlookで受信した請求書や領収書などの画像ファイルに含まれる情報を、手作業で転記していませんか？
このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。

このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された画像からOCR機能が自動でテキスト情報を抽出し（from pic to text）、Notionのデータベースへ追加する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った画像ファイルの情報を手作業で転記している方
• 画像からテキストへの変換（from pic to text）作業の効率化に関心がある方
• Notionを活用して、様々な情報を一元管理しているチームの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、画像からテキストを抽出し（from pic to text）Notionへ自動で追加するため、手作業の時間を削減できます
• 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、続くアクションで添付ファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした画像ファイルからテキスト情報を読み取ります
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意のデータベースに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、画像ファイルからテキストを抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です
• Notionにレコードを追加する際、前段のオペレーションで取得した値を埋め込む項目を任意に設定するなど、柔軟なカスタムができます

■注意事項

• Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924