■概要

Confluenceで議事録やプロジェクト計画をまとめた後、改めてZoomを開いて関連ミーティングを設定する作業に、手間を感じてはいないでしょうか。手作業での情報転記は、入力ミスや設定漏れの原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、その内容をもとに自動でZoomミーティングを作成します。ConfluenceとZoom間での繰り返しの定型業務を自動化し、スムーズなプロジェクト進行を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• ConfluenceとZoomを頻繁に利用し、手作業でのミーティング設定に手間を感じている方
• ConfluenceのページからZoomミーティングを作成する際の、情報の転記ミスや漏れを防ぎたい方
• プロジェクト管理を効率化するため、ツール間の連携による自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Confluenceへのページ作成をトリガーに、自動でZoomミーティングが作成されるため、これまで手作業で行っていた設定時間を短縮できます
• ページ情報をもとにミーティングが作成されるため、会議の議題や日時の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、ConfluenceとZoomをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します
3. 続けて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページの内容を取得します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を設定し、取得したページ内容からミーティングに必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Confluenceのページからミーティング作成に必要な情報を抽出する際に、AI機能でどのテキストを抽出対象とするかを任意に設定してください
• Zoomでミーティングを作成する際に、Confluenceから抽出したどの情報をミーティングのトピックや議題に設定するかを任意で指定してください

■注意事項‍

• ConfluenceとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点はこちらをご覧ください。