Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Zoomにミーティングを作成する

‍■概要

Confluenceで議事録やプロジェクトに関するページを作成した後、手動でZoomミーティングを設定する作業に手間を感じていませんか。情報のコピー＆ペーストや、都度の設定作業は、ミスを誘発する原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、ConfluenceとZoomの連携を自動化できます。特定の条件を満たすページがConfluenceで作成されると、その内容をもとにZoomミーティングが自動で作成されるため、一連の作業を効率化し、設定漏れなどのミスを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Confluenceでのドキュメント作成後、手作業でZoomミーティングを設定している方
• ConfluenceとZoomを連携させ、情報共有から会議設定までの流れをスムーズにしたい方
• 定型的なミーティング設定業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Confluenceでページを作成するだけでZoomミーティングが自動でセットアップされるため、これまで手作業で行っていた設定時間を削減できます。
• 手動での情報転記が不要になることで、ミーティングの日時や議題の入力間違い、設定漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ConfluenceとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションの分岐機能で、特定の条件を満たすページの場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 条件に合致した場合、Confluenceの「ページを取得」アクションで、作成されたページの詳細情報を取得します。
5. 次に、AI機能を活用し、取得したページ情報からミーティングに必要な情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、フローボットを起動させる条件を任意に設定できます。例えば、特定のラベルが付いたページや、タイトルに特定のキーワードを含むページのみを対象にすることが可能です。
• AI機能でConfluenceのページから抽出する情報は、ミーティングの議題やアジェンダなど、要件に合わせて柔軟に指定してください。
• Zoomで作成するミーティングのトピックや開催日時、説明文なども、Confluenceのページから取得・抽出した情報をもとに自由にカスタマイズができます。

■注意事項‍

• ConfluenceとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点はこちらをご覧ください。
  
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。