Microsoft Teamsで画像ファイルが投稿されたら、OCRでテキスト化しNotionにレコードを追加する

■概要

Microsoft Teamsに共有された画像ファイルの内容を、確認しながら手作業でNotionなどに転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿された画像（image）からOCR機能で自動的にテキストを抽出し、Notionへレコードとして追加する一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsに投稿される画像情報を手作業でNotionに転記している方
• 画像（image）からOCRを活用したテキスト化で、情報集約を効率化したい方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの画像投稿を起点に、OCRでのテキスト化からNotionへの追加までが自動化され、手作業での転記時間を削減できます
• 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとNotionをYoomと連携します
2. トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、特定のメッセージ投稿をフロー起動のきっかけにします
3. オペレーションで、Microsoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」と「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定し、投稿された画像ファイルを取得します
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のデータベースに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、画像ファイルからテキスト全体を抽出するだけでなく、特定の項目のみを抽出するよう任意で設定することが可能です
• Notionへレコードを追加する際に、対象のデータベースや、OCRで抽出したテキストデータをどのプロパティに反映させるかを自由に設定できます

■注意事項

• Microsoft Teams、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924