OutlookでJPGファイルを受信したらOCRで読み取り、Gmailで通知する

■概要

請求書や申込書などが添付されたJPG画像ファイルを受け取った際、内容確認のために手作業でテキストを書き起こす作業に手間を感じていませんか。
手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付されたJPGファイルから自動でテキストを抽出し、Gmailで通知する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• JPG画像に含まれるテキスト情報を手作業でデータ化している経理や営業事務の方
• Outlookで受信する添付ファイルの内容確認や転記作業を効率化したい方
• 定型的な確認・通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• JPGファイルを開き、内容をテキスト化する作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率の向上に繋がります。
• 手作業によるデータの転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることができます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
4. ダウンロードしたファイルがJPGファイルであるかを判定するために、分岐処理を設定します。
5. 次に、OCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたJPGファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを記載したメールを送信します。

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定し、特定のフォルダにメールが格納された際にフローボットを起動させることが可能です。
• Gmailでメールを送るアクションを設定する際に、通知の送信先メールアドレスを任意で設定してください。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■注意事項

• Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。