OutlookでPNGファイルを受信したらOCRで読み取り、Microsoft Teamsで通知する

■概要

PNGファイルが添付されたメールを受信した際、内容の確認やテキストの転記を手作業で行うことに手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信すると、添付されたPNGファイルから自動でテキスト情報を抽出し、その内容をMicrosoft Teamsへ通知することが可能です。面倒な「png to text」の作業を自動化し、確認業務の効率化を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するPNG形式の請求書などの内容を手入力している方
• 画像ファイル内のテキスト情報を手作業で転記しており、効率化したいと考えている方
• OCR技術を活用して、定型的な確認業務の自動化を検討している方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで受信したPNGファイルの内容を自動でテキスト化するため、ファイルを開いて確認や転記をする時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、PNGファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出する」アクションを設定し、ダウンロードしたPNGファイルからテキストを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダのみを監視対象としたい場合、任意のフォルダIDを設定してください。
• Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先となる任意のチームID、チャネルIDを設定してください。

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■注意事項

• Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。