GmailでPDFファイルを受信したらOCRで読み取り、Microsoft Excelにレコードを追加する

■概要

請求書や申込書など、スキャンされたPDFファイルをメールで受け取るたびに、内容を確認して手作業でMicrosoft Excelに入力していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFの内容をOCRで自動的に読み取り、Microsoft Excelへ転記する一連の流れを自動化し、スキャンされたPDFをExcelに変換する手間のかかる作業を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信するPDFの内容を、日常的にMicrosoft Excelへ手入力している方
• スキャンされたPDFからExcelへのデータ変換作業を効率化したいと考えている方
• 手作業によるデータ転記での入力ミスや確認作業の負担を減らしたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• GmailでPDFファイルを受信後、自動で内容を読み取りMicrosoft Excelに転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにPDFファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、添付されたPDFファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelでレコードを追加するアクションを設定する際に、出力先となる任意のドライブID、アイテムID（ファイル名）、シート名を指定してください。

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■注意事項

• Gmail、Microsoft Excel候補から選択してくださいのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。