Outlookで受信したJPGファイルをOCRし、結果をGoogle Chatに通知する

■概要

Outlookで受信した請求書や書類などのJPG画像ファイルの内容を、都度手作業でテキスト化していませんか？
毎回ファイルをアップロードし、結果をコピー＆ペーストする作業は手間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付されたJPGファイルを自動でテキスト変換し、その結果をGoogle Chatに通知する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookでJPG形式の添付ファイルを受け取り、手作業でのテキスト化に手間を感じている方
• 手作業での変換や転記に非効率を感じている方
• 添付ファイルの確認漏れや転記ミスを防ぎ、チームへの情報共有を迅速化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OutlookでJPGファイルを受信するたびに自動でテキスト化が進むため、手作業での変換や転記に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるテキストの転記ミスや、重要な添付ファイルの確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. 次に、オペレーションでYoomのOCR機能を設定し、ダウンロードしたJPGファイルをテキスト化します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、テキスト化した内容を指定のスペースに通知します。

■このワークフローのカスタムポイント

• YoomのOCR機能では、読み取りたいJPGファイルの種類に合わせて、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースを任意で指定できるだけでなく、通知するメッセージ本文も自由に編集できます。固定のテキストに加え、OCRで読み取った内容を変数として本文に埋め込むことも可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924