Outlookで写真を受信したら、OCRでテキストに変換しMicrosoft Excelに追加する

■概要

Outlookで受信した請求書やアンケートなどの画像ファイルから、内容を手作業で転記していませんか。こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookで受信した画像データをOCR機能で自動的にテキストへ変換し、Microsoft Excelの指定のシートへ追加します。これにより、面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する画像付きのメールから、手作業でデータ入力を行っている方
• OCR機能を探しており、文字起こしからデータ登録までを一貫して自動化したい方
• 名刺やアンケート用紙などの画像データを、効率的にMicrosoft Excelへ蓄積したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで受信した画像を自動でテキスト化しMicrosoft Excelに追加するため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます
• 手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. その後、オペレーションで「分岐機能」を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分けられるようにします
4. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のファイルに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードを任意に設定できます
• 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を柔軟に設定可能です
• OCR機能では、画像ファイルの中からどの部分のテキストを抽出するか、抽出項目を任意でカスタマイズすることができます
• Microsoft Excelへの追加アクションでは、どの列にどの抽出データを入力するかを自由にマッピングでき、固定値と組み合わせることも可能です

■注意事項

• Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。