■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などの情報を、プロジェクト管理で利用しているSmartsheetに手動で転記する作業に手間を感じていませんか？こうした手作業は時間的な負担になるだけでなく、転記ミスや更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、ConfluenceとSmartsheetをスムーズに連携させ、特定の条件に合致するページが作成された際に、Smartsheetへ自動で行を追加することができ、情報共有の迅速化と正確性の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Confluenceの情報をSmartsheetへ手作業で転記しており、手間を感じている方
- ConfluenceとSmartsheetを活用したプロジェクト管理の効率化を目指すチームリーダーの方
- ドキュメント作成からタスク管理までの一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceに特定条件のページが作成されると、自動でSmartsheetへ行が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報転記をなくすことで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ連携の正確性を高めることが可能です
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のページタイトルやラベルなど、任意の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むようにします
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、Confluenceのページ情報を指定したシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Confluenceのトリガー設定では、連携対象としたいクラウドIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、ページのタイトルに特定のキーワードが含まれる場合など、後続の処理を実行したい条件を任意で設定することが可能です
- Smartsheetで行を追加するアクションでは、対象のシートIDや情報を入力するカラムIDを任意で設定してください
■注意事項
- Confluence、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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