■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、関連資料をConfluenceにまとめているものの、手動でのフォルダ作成や情報連携に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Smartsheetで特定の条件を満たす行が追加された際に、Confluenceへ自動でフォルダを作成することが可能です。ConfluenceとSmartsheet間の連携をスムーズにし、手作業による情報管理の煩雑さを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとConfluenceを併用し、情報連携に手間を感じている方
- プロジェクト開始時のConfluenceでのフォルダ作成を手作業で行っている方
- ConfluenceとSmartsheetの連携を自動化し、生産性向上を目指すチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetへの行追加をきっかけにConfluenceのフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみフォルダを作成するようにします
- 次に、オペレーションでConfluenceの「フォルダを作成」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を更新」アクションを設定し、処理が完了したことを記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定では、連携の対象としたいシートIDや、作成日時が入力されるカラムのIDを任意で設定してください
- 分岐オペレーションでは、Confluenceにフォルダを作成する実行条件を任意の内容で設定することが可能です
- Confluenceでフォルダを作成するアクションでは、対象のクラウドIDやスペースIDを任意で設定してください
■注意事項
- Smartsheet、Confluence、のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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